Wat is kanban?
Hoe een kanbanbord werkt, hoe je er een maakt en hoe je het samen met je team bijhoudt.
Wat is een kanbanbord?
Een kanbanbord is een bord met kolommen waarop een team zijn werk zichtbaar maakt. Elk kaartje is één klus. Het kaartje schuift van links naar rechts: van wat er ligt, via wat loopt, naar wat af is. Zo ziet iedereen in één oogopslag waar het werk staat, wie waarmee bezig is en wat blijft liggen.
Het woord kanban komt uit het Japans en betekent zoiets als kaart of bord. Het idee is eenvoudig: maak het werk zichtbaar, pak niet te veel tegelijk op, en maak af voordat je aan iets nieuws begint.
Kaartjes, kolommen en een naam
Een kaartje beschrijft wat er moet gebeuren, in een paar woorden: "Loonstroken november", "Brief aan ouders over het schoolreisje". Op elk kaartje staat wie het doet, en waar nodig wanneer het af moet zijn. De kolommen zijn de stappen die het werk doorloopt. Waar een kaartje staat, zegt hoe het ervoor staat.
Een teambord
Een kanbanbord voor een team heet ook wel een teambord. Het is er voor het gesprek, niet om naar boven te rapporteren. Een team dat samen naar hetzelfde bord kijkt, hoeft minder te vragen hoe het ervoor staat en heeft meer tijd voor wat er echt speelt.
Een kanbanbord maken in vijf stappen
1. Zet het werk dat er nu ligt op kaartjes
Begin niet met een leeg bord en een plan, maar met het werk dat er al is. Loop met het team langs wat iedereen onder handen heeft en wat er nog ligt. Elk ding wordt een kaartje.
2. Kies je kolommen
Begin met To do, Doing en Done: wat nog moet, wat bezig is en wat af is. Voeg pas meer toe als het werk erom vraagt. Wacht werk vaak op een ander, zoals een klant of een akkoord, zet dan een kolom Wacht op tussen Doing en Done.
3. Zet een naam op elk kaartje
Een kaartje zonder naam blijft liggen. Eén naam per kaartje: wie zorgt dat het af komt. Dat hoeft niet te betekenen dat die persoon alles alleen doet.
4. Spreek een maximum af voor Doing
Hoeveel kaartjes mogen er tegelijk in Doing staan? Kies een getal dat past bij het team, en houd je eraan. Daarover hieronder meer.
5. Kies een vast moment om samen bij het bord te staan
Een bord waar niemand samen naar kijkt, raakt binnen een week achter. Spreek een vast overleg af, elke week of vaker, en begin dat overleg altijd bij het bord.
Welke kolommen zet je op een kanbanbord?
Minimaal: wat nog moet, wat bezig is en wat af is. Daarna voeg je toe wat jullie werk vraagt. Hoe minder kolommen, hoe sneller je ziet waar het vastzit.
Voorbeelden per soort team
- Een administratiekantoor: Backlog, To do, Doing, Wacht op en Done. In Wacht op staan de stukken die een klant nog moet aanleveren.
- Een klantenservice: Binnen, Geaccepteerd, Doing, Wacht op aanvrager en Done, met banen voor spoed en normaal.
- Een schoolteam dat een bord voor het werkoverleg gebruikt: Inbreng, Besproken, Acties, Geparkeerd en Afgerond. Hier is een kaartje geen klus, maar een onderwerp.
- Een zorgteam met een verbeterbord: Ideeën, Gekozen, Uitproberen, Werkt het?, Vastgelegd en Gestopt.
- Een projectteam in de bouw: een gewoon werkbord, met een baan per spoor: techniek, processen, mensen en communicatie.
Banen (swimlanes)
Een baan is een rij over het hele bord. Daarmee scheid je soorten werk zonder extra kolommen: spoed en normaal, of de sporen van een project. Gebruik ze spaarzaam. Twee of drie banen maken een bord overzichtelijker, tien banen niet.
Hoeveel kaartjes tegelijk? Het maximum per kolom
Wie te veel tegelijk oppakt, maakt minder af. Dat geldt voor een persoon en voor een team. Een maximum per kolom laat zien wanneer het gebeurt. Staat Doing vol, dan kiest het team eerst iets af te maken voordat het iets nieuws begint.
Hoe kies je het getal?
Begin met ongeveer het aantal mensen in het team, of iets minder. Kijk na een paar weken: staat Doing steeds vol en loopt alles vast, dan is het getal te hoog. Staat er nooit genoeg, dan is het te laag. Het getal is een afspraak van het team, geen regel van buitenaf.
Wat als Doing vol is?
Dan is de vraag niet "wie heeft nog ruimte?" maar "wat kunnen we samen afmaken?". Vaak is er iets wat bijna klaar is en op één ding wacht. Daar helpen levert meer op dan aan iets nieuws beginnen.
Het overleg bij het bord
Een kanbanbord laat zien wat er ligt. Wat het team ermee doet, gebeurt in het overleg. Een bord zonder vast overleg wordt een lijst die niemand bijhoudt. Een overleg zonder bord wordt een rondje waarin iedereen vertelt wat hij doet.
Een agenda die het bord volgt
Begin bij wat aandacht vraagt: wat vastzit, te laat is, stilstaat of geen eigenaar heeft. Loop daarna het bord van rechts naar links: eerst wat bijna af is, dan wat loopt, en pas aan het eind wat nieuw is. Sluit af met wat er als volgende wordt opgepakt.
Besluiten en acties op het kaartje
Wat in het overleg wordt besloten, hoort bij het kaartje waar het over gaat. Een actie wordt een nieuw kaartje met een naam en een datum. Zo staat de afspraak waar het team hem morgen weer ziet, en niet alleen in de notulen.
Hoe vaak?
De meeste teams overleggen elke week bij het bord. Teams waar het werk per dag verschuift, houden daarnaast een korte dagstart. Voor een overleg waar onderwerpen worden ingebracht, past een eigen bord: zie werkoverleg.
Veelgemaakte fouten met een kanbanbord
Te veel kolommen
Elke stap in het werk een eigen kolom. Het bord wordt breed, kaartjes schuiven nauwelijks en niemand ziet nog waar het vastzit. Begin klein en voeg pas toe als het nodig is.
Te veel tegelijk
Alles staat in Doing. Iedereen is druk, maar er komt weinig af. Een maximum maakt dat zichtbaar.
Kaartjes zonder eigenaar
Wat van iedereen is, is van niemand. Zet op elk kaartje een naam.
Een bord dat niet klopt
Kaartjes staan in Doing terwijl er al weken niets gebeurt. Wie het bord niet vertrouwt, kijkt er niet meer naar. Spreek af dat wie iets oppakt of afmaakt, het kaartje meteen verschuift.
Geen vast moment
Het bord hangt er, maar het team staat er nooit samen bij. Dan wordt het een prikbord.
Een kanbanbord actueel houden
Door er samen mee te werken. Wie iets oppakt, schuift het kaartje. Wie klaar is, zet het in Done. In het overleg bespreek je eerst wat vastzit, te laat is of stilstaat.
Ruim regelmatig op. Kaartjes die al maanden in de backlog staan en die niemand meer gaat doen, mogen weg. Een bord dat over vandaag gaat, leest prettiger dan een archief.
En kijk af en toe naar het bord zelf. Klopt de indeling nog met het werk? Een kolom waar nooit iets in staat, kan weg. Een kolom waar alles in vastloopt, verdient een gesprek.
Een kanbanbord aan de muur of online?
Aan de muur zie je het bord alleen als je ervoor staat. Dat werkt voor een team dat elke dag op dezelfde plek is. Werkt een deel van het team thuis of op een andere locatie, dan zien zij het bord niet, en raakt het snel achter.
Online ziet het hele team hetzelfde bord, ook wie thuis of op een andere plek werkt. En wat in het overleg wordt afgesproken, staat meteen op het kaartje. Je hoeft niets over te typen.
Kanban en Obeya
Een kanbanbord laat zien wat het team nu doet. Een Obeya laat zien waarvoor het team dat doet: waar het heen wil, welke doelen daarbij horen en of het op koers ligt. Daarom hangt een kanbanbord vaak onder een Obeya. Met Kanban begin je zelf, voor één team. Wat is een Obeya?
Het verschil met een los bord
Op een los bord zie je wat er ligt. Met het overleg erin weet het team ook wat er is afgesproken.
Wat kost jullie overleg per jaar?
Vul in met hoeveel mensen je overlegt en hoeveel minuten het gemiddeld uitloopt.
Dat is 260 uur per jaar. Voor één overleg.
Tien mensen, elke week een half uur uitloop, is 260 uur per jaar.
Vragen over kanban
Wat is een kanbanbord?
Een bord met kolommen waarop een team zijn werk zichtbaar maakt. Elk kaartje is één klus. Het schuift van links naar rechts: van wat er ligt, via wat loopt, naar wat af is. Zo ziet iedereen in één oogopslag waar het werk staat.
Hoe maak je een kanbanbord voor je team?
Begin met drie kolommen: To do, Doing en Done. Zet het werk dat er nu ligt op kaartjes, met bij elk kaartje wie het doet. Spreek af wanneer je samen bij het bord staat. Bij Midflyt kies je een werkwijze; dan staan de kolommen en de agenda van het overleg al klaar.
Welke kolommen zet je op een kanbanbord?
Minimaal: wat nog moet, wat bezig is en wat af is. Daarna voeg je toe wat jullie werk vraagt, bijvoorbeeld een kolom voor werk dat wacht op iemand anders. Hoe minder kolommen, hoe sneller je ziet waar het vastzit.
Waarom zet je een maximum op het aantal kaartjes in een kolom?
Wie te veel tegelijk oppakt, maakt minder af. Een maximum per kolom laat zien wanneer dat gebeurt. Dan kiest het team eerst iets af te maken voordat het iets nieuws begint.
Wat is het verschil tussen een kanbanbord aan de muur en een online kanbanbord?
Aan de muur zie je het bord alleen als je ervoor staat. Online ziet het hele team hetzelfde bord, ook wie thuis of op een andere plek werkt. En wat in het overleg wordt afgesproken, staat meteen op het kaartje.
Hoe houd je een kanbanbord actueel?
Door er samen mee te werken. Wie iets oppakt, schuift het kaartje. In het overleg bespreek je eerst wat vastzit, te laat is of stilstaat. Een bord dat niemand gebruikt, raakt binnen een week achter.
Wat is een teambord?
Een bord waarop een team ziet wat er speelt: wie waarmee bezig is, wat blijft liggen en wat af is. Het bord is er voor het gesprek, niet om naar boven te rapporteren.
Wat zet je op een teambord?
Het werk dat het team nu doet, met bij elk kaartje wie het doet. Wat wacht op een ander, krijgt een eigen kolom. Zet er niet meer op dan het team in het overleg kan bespreken.
Wat is het verschil tussen kanban en scrum?
Scrum werkt in sprints: vaste periodes waarin het team een vooraf gekozen stuk werk afmaakt, met vaste rollen en elke dag een korte stand-up. Kanban kent geen sprints. Het werk loopt door: als er plek is, pak je het volgende op, met een maximum aantal kaartjes per kolom. In Midflyt werk je met kanban: een bord met een maximum per kolom, swimlanes als je wilt en een vast overleg. Bij de werkwijze Werk hoort een dagstart, maar sprints zitten er niet in.
Hoe werkt een kanbanbord?
Elk kaartje is één klus, met een naam erbij. Het kaartje schuift van links naar rechts door de kolommen, van wat er ligt naar wat af is. Wie ruimte heeft, pakt het volgende kaartje op, maar alleen als er in Doing plek is. In een vast overleg bij het bord bespreekt het team eerst wat vastzit, te laat is of stilstaat.
Wat is het verschil tussen Obeya en kanban?
Een kanbanbord laat zien wat het team nu doet: wat er ligt, wat loopt en wat af is. Een Obeya laat zien waarvoor het team dat doet: waar het heen wil, welke doelen daarbij horen en of het op koers ligt. Kanban houdt het werk in beweging. Obeya helpt kiezen welk werk ertoe doet. Daarom hangt een kanbanbord vaak onder een Obeya. Met Kanban begin je zelf, voor één team. Obeya begint met een training, omdat het vraagt dat een team anders gaat kijken, kiezen en afspreken.