De PDCA-cyclus: elke week rond, niet één keer per jaar
De PDCA-cyclus is een eenvoudige manier om je werk steeds een beetje beter te maken: plan, do, check, act. Je bedenkt wat je wilt verbeteren, je probeert het uit, je kijkt of het werkt en je besluit wat je ermee doet. Daarna begint de cyclus opnieuw. Bijna elke organisatie kent hem, van het jaarplan in de zorg tot de kwaliteitszorg op school. Het lastige is niet de uitleg. Het lastige is de cyclus elke keer echt rond te maken.
Wat is de PDCA-cyclus?
De PDCA-cyclus is een cirkel van vier stappen om te verbeteren. Plan, do, check, act: plannen, doen, controleren en bijsturen. Hij wordt vaak getekend als een wiel dat een helling op rolt. Elke ronde brengt je een stukje hoger. Wat werkt, leg je vast, zodat het wiel niet terugrolt.
De cyclus wordt vaak toegeschreven aan een Amerikaanse kwaliteitsdeskundige die er in de jaren vijftig in Japan over lesgaf. Hij bouwde voort op het werk van een andere Amerikaanse statisticus. Via de Japanse industrie werd PDCA een basis van lean en van continu verbeteren.
Het idee is eenvoudiger dan het model: doe niet zomaar iets, maar probeer het eerst klein, en kijk of het werkt voordat je het overal invoert.
Plan, do, check, act: de vier stappen
| Stap | Wat je doet | De vraag |
|---|---|---|
| Plan | Je beschrijft het probleem, zoekt de oorzaak en kiest wat je wilt uitproberen. Je spreekt af waaraan je ziet of het werkt. | Wat willen we bereiken, en hoe weten we dat het lukt? |
| Do | Je probeert het uit, klein en voor een afgesproken tijd. | Doen we wat we hebben afgesproken? |
| Check | Je kijkt wat het uitproberen liet zien, en vergelijkt dat met wat je verwachtte. | Werkt het? |
| Act | Je besluit: doorvoeren, aanpassen of stoppen. Wat werkt, leg je vast als de nieuwe manier van werken. | Wat doen we ermee? |
Plan: begin bij het probleem, niet bij de oplossing
De meeste tijd hoort in plan te zitten. Wat gaat er precies mis, hoe vaak, en waardoor? Een team dat meteen een oplossing kiest, lost vaak het verkeerde probleem op. Spreek ook af waaraan je ziet dat het beter gaat. Zonder die afspraak valt er later niets te checken.
Do: klein en voor een afgesproken tijd
Probeer het eerst op één afdeling, in één klas of met één ploeg. Spreek af hoe lang. Werkt het niet, dan is de schade klein. En omdat er een einddatum is, weet je zeker dat je gaat kijken.
Check: kijk echt
Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen. Kijk naar wat je bij plan hebt afgesproken. Vraag ook aan wie het werk deed: wat merkten zij?
Act: kies en leg vast
Werkt het, dan wordt het de nieuwe manier van werken en leg je dat vast. Werkt het half, dan pas je het aan en begin je een nieuwe ronde. Werkt het niet, dan stop je ermee. Ook dat is een uitkomst.
Een voorbeeld uit de zorg
Een woongroep in de gehandicaptenzorg merkt dat er bij de overdracht van de avond- naar de nachtdienst dingen worden vergeten. De nachtdienst moet dan bellen of zoeken in het dossier. Zo gaat het team de PDCA-cyclus door:
| Stap | Wat het team doet |
|---|---|
| Plan | Het team zoekt uit wat er wordt vergeten: vooral afspraken over medicatie en over bewoners die onrustig waren. Het idee: een vast lijstje met de punten die bij elke overdracht aan bod komen. Afspraak: de nachtdienst houdt drie weken bij hoe vaak er iets moet worden nagevraagd. |
| Do | Drie weken lang draagt de avonddienst over met het lijstje. |
| Check | Er wordt minder nagevraagd. Maar het punt over onrustige bewoners blijkt te vaag: iedereen vult het anders in. |
| Act | Het lijstje wordt vastgelegd, met dat ene punt anders verwoord. Daarna begint een nieuwe ronde voor de overdracht van de nacht naar de ochtend. |
De PDCA-cyclus in de zorg werkt het best als het team hem zelf doorloopt. Wie het werk doet, ziet wat er misgaat en merkt of het beter wordt. Lees meer over overleg en verbeteren in de zorg.
Een voorbeeld uit het onderwijs
Op scholen is de PDCA-cyclus bekend uit de kwaliteitszorg: de school maakt een plan, voert het uit, evalueert en stelt bij. Vaak gebeurt dat één keer per jaar, in het schoolplan en het jaarverslag. Maar de cyclus werkt ook kleiner, in het teamoverleg.
| Stap | Wat het team doet |
|---|---|
| Plan | De leerkrachten van groep 6 tot en met 8 zien dat leerlingen na de pauze lang nodig hebben om aan het werk te gaan. Het idee: elke les na de pauze begint met hetzelfde korte leesmoment. Afspraak: elke leerkracht noteert twee weken hoe lang het duurt voordat de klas aan het werk is. |
| Do | Twee weken lang begint elke les na de pauze met het leesmoment. |
| Check | In twee van de drie groepen gaat het sneller. In de derde groep niet: daar komen de leerlingen later binnen van het plein. |
| Act | Het leesmoment wordt vastgelegd. Voor de derde groep maakt het team een afspraak over het binnenkomen, en dat wordt de volgende ronde. |
In het voortgezet onderwijs en het mbo werkt het net zo, per sectie of opleidingsteam, en in de kinderopvang per groep. Lees meer over overleg en verbeteren in het onderwijs.
Waarom de cyclus bij plan en do blijft hangen
Veel organisaties doen de eerste helft van de cyclus goed. Er komt een plan, en het wordt uitgevoerd. Dan begint het volgende plan. Check en act schieten erbij in. Dat heeft een paar oorzaken:
- Er is geen moment voor. Plannen staat in de jaarplanning, uitvoeren in het rooster. Terugkijken staat nergens.
- Niemand heeft afgesproken waar je naar kijkt. Zonder meetpunt uit plan is check een gevoel.
- Stoppen voelt als falen. Een idee dat niet werkt, blijft daarom half bestaan.
- De cyclus is te groot. Een cyclus van een jaar levert één leermoment per jaar op. Dat is te weinig om echt beter te worden.
- Wat werkt, wordt niet vastgelegd. Na een paar maanden doet iedereen het weer zoals vroeger.
De oplossing is geen beter plan. De oplossing is een vast ritme waarin check en act een eigen plek hebben.
De cyclus elke week rond: het overleg
Het overleg van het team is de plek waar de cyclus rond gaat. Niet in een apart verbetertraject, maar in het vaste ritme dat er al is. Een overleg dat de cyclus rond maakt, heeft een vaste volgorde:
- Wat hebben we afgesproken, en is het gedaan? Begin bij de afspraken van vorige keer.
- Wat zien we? Kijk naar de metrieken en naar de kaartjes die vastzitten of achterlopen. Wat wijkt af van wat we wilden? Dat is check.
- Wat doen we ermee? Elk punt eindigt in een besluit of een actie, met een naam en een moment. Dat is act.
- Wat leren we? Wat neemt het team mee naar de volgende keer?
Zo maak je de cyclus elke week een klein stukje rond. De grote cyclus van het jaarplan blijft bestaan, maar hangt niet meer aan één evaluatie aan het eind van het jaar. Lees meer over een overlegstructuur die op elkaar aansluit.
PDCA op het verbeterbord
Een verbeterbord is de PDCA-cyclus in kolommen. Elk verbeteridee schuift van links naar rechts door de vier stappen:
| Kolom op het verbeterbord | Stap |
|---|---|
| Ideeën en Gekozen | Plan: wat willen we beter maken, en wat proberen we? |
| Uitproberen | Do |
| Werkt het? | Check |
| Vastgelegd of Gestopt | Act |
Het verschil met een verbeterplan op papier: iedereen ziet waar elk idee staat. Een idee dat te lang in Uitproberen staat, valt op. En door de kolom Werkt het? gaat er niets naar Vastgelegd zonder dat het team heeft gekeken. Lees hoe je een verbeterbord maakt en levend houdt.
Zo zit het in Midflyt
In Midflyt zit de PDCA-cyclus op twee plekken.
Op het verbeterbord in Kanban zie je de cyclus in de kolommen: Ideeën, Gekozen, Uitproberen, Werkt het?, Vastgelegd of Gestopt. Bij het bord hoort een verbeteroverleg, standaard om de twee weken. Wat in Werkt het? staat, komt vanzelf op de agenda. Het overleg bespreekt elke keer wat het uitproberen liet zien en kiest daarna nieuwe ideeën. Doorvoeren of stoppen komt als besluit in de besluitenlijst.
Op het Obeya-bord loopt de cyclus over het hele bord:
- Plan zijn de Doelen en de stappen per maand.
- Do is het werk op de kaartjes.
- Check zijn de Metrieken en de statussen in het overleg: Op koers, Let op, Vastgelopen of Belangrijk.
- Act is Wat ons tegenhoudt, de besluiten en Wat we hebben geleerd.
Elk agendapunt in het overleg eindigt in een vervolg: een actie, een besluit, ter kennisgeving, naar een ander bord, of afgehandeld. Een besluit krijgt een nummer in de besluitenlijst. Geef je er een datum bij om te herzien, dan krijgt de Navigator op die dag een herinnering. Zo wordt ook een besluit weer gecheckt. Na het overleg komen het verslag en de reflectie vanzelf in het vak Wat we hebben geleerd.
Kanban koop je online: € 50 per maand voor één bord, zonder btw. Met Obeya begin je met een training. In Basis Obeya bouwt het team zijn eigen bord en worden drie tot vier Navigators opgeleid.
Vragen over de PDCA-cyclus
Wat betekent PDCA?
PDCA staat voor plan, do, check, act: plannen, doen, controleren en bijsturen. Het is een cyclus om je werk stap voor stap te verbeteren. Na act begint de cyclus opnieuw, met wat je hebt geleerd.
Wie bedacht de PDCA-cyclus?
De PDCA-cyclus wordt vaak toegeschreven aan een Amerikaanse kwaliteitsdeskundige die er in de jaren vijftig in Japan over lesgaf. Hij bouwde voort op het werk van een andere Amerikaanse statisticus. Zelf sprak hij later liever van study dan van check: plan, do, study, act. Daarmee wilde hij zeggen dat je in die stap leert, en niet alleen controleert.
Hoe vaak doorloop je de cyclus?
Zo vaak als het werk toelaat, en in elk geval vaker dan één keer per jaar. Een klein verbeteridee kan in een paar weken rond. In een vast overleg, elke week of om de week, kijk je steeds of wat je uitprobeert werkt. De grote cyclus van het jaarplan loopt daarnaast door.
Wat is het verschil tussen PDCA en continu verbeteren?
Continu verbeteren is het doel: steeds een beetje beter worden, met het hele team. De PDCA-cyclus is de manier waarop je dat doet, voor elk idee opnieuw. Wie continu wil verbeteren, maakt de cyclus klein en laat hem vaak rondgaan.
Hoe gebruik je PDCA in het onderwijs?
Scholen gebruiken PDCA vaak in hun kwaliteitszorg: plannen in het schoolplan, evalueren in het jaarverslag. Het werkt ook kleiner, in het teamoverleg. Een team kiest iets om uit te proberen in de klas, spreekt af waar het naar kijkt en bespreekt na een paar weken of het werkt. Wat werkt, wordt de afspraak voor het hele team.