Sturen op vertrouwen begint bij vertrouwen in het systeem

In het kort

• Wat er wordt verwerkt: namen en e-mailadressen van medewerkers, en het werk dat een team in de software zet: borden, kaartjes, journaals en e-learningantwoorden. Daarnaast de contact- en facturatiegegevens van klanten.
• Wie erbij kan: de organisatie bepaalt zelf wie wat ziet. Besloten borden zijn alleen voor leden, en zelfs onze eigen beheerders komen daar niet in zonder een tijdelijk toegangsverzoek dat de Navigator van het bord goedkeurt.
• Hoe lang het bewaard wordt: verstuurde mails en de kaartprullenbak standaard 30 dagen, het auditlogboek standaard 400 dagen, accountgegevens zolang het account bestaat en facturatiegegevens zo lang de wet dat vraagt.
• Hoe de AI-koppeling werkt: de AI volgt de rechten van de gebruiker en kan niet meer zien dan die gebruiker zelf. Besloten borden zijn voor elke AI onbereikbaar, en een koppeling is op elk moment in te trekken.

Toegang die jij bepaalt

Wie wat ziet, bepaalt de organisatie zelf. Borden zijn standaard zichtbaar binnen de eigen organisatie; teams kunnen als echte toegangsgrens worden ingesteld, en borden worden alleen gedeeld waar dat bewust gebeurt: om te kijken of om samen te werken.

Voor gevoelige onderwerpen zijn er besloten borden: alleen toegankelijk voor leden, extra beveiligd met een wachtwoord en niet deelbaar buiten die kring. Zelfs onze eigen beheerders komen er niet in zonder een tijdelijk toegangsverzoek dat de Navigator van het bord per mail goedkeurt, en dan nog alleen om mee te kijken, voor een paar uur.

Wie verwerkt wat

Deze verklaring beschrijft hoe Midflyt persoonsgegevens verwerkt, zoals de AVG dat vraagt.

Voor de gegevens die klantorganisaties in de software zetten (namen en e-mailadressen van medewerkers, borden, kaartjes, journaals, e-learningantwoorden) is de klantorganisatie de verwerkingsverantwoordelijke en Midflyt de verwerker: wij verwerken die gegevens alleen om de dienst te leveren, en nemen er zelf geen beslissingen over.

Voor de eigen administratie (contact- en facturatiegegevens van klanten, aanvragen via de website) is Midflyt zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

Doelen en grondslagen

• De dienst leveren (accounts, borden, trainingen, e-learning, mail met inloglinks): noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
• Beveiliging en verantwoording (het auditlogboek per organisatie: wie deed wat, wanneer; nooit de inhoud van het werk): gerechtvaardigd belang; een organisatie moet die vraag over zichzelf kunnen beantwoorden.
• Facturatie en klantcontact: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke (fiscale) plicht.
• De schermen verbeteren: een eigen gebruiksmeting in onze eigen database, zonder gebruikers-id, IP-adres of vrije tekst; geen advertenties, geen profilering. Gerechtvaardigd belang, en per organisatie uit te zetten (Organisatie → Instellingen → Werkwijze).
• De website verbeteren: op de openbare website meten we met een eigen meting, in onze eigen database, hoe bezoekers de site gebruiken: via welke site of campagne ze binnenkomen (alleen de domeinnaam), welke pagina's ze in welke volgorde bekijken, hoe lang en hoe ver ze lezen, welke onderdelen van een pagina in beeld komen, waarop ze klikken, welk formulierveld ze aanraken (nooit wat je invult) en hoe snel de pagina laadt. Er wordt niets in je browser opgeslagen en we gebruiken geen cookies; een bezoek bestaat alleen zolang je tabblad open is, dus we herkennen je bij een volgend bezoek niet. We bewaren geen IP-adres en geen querystring (behalve utm-campagnecodes); het land leiden we af uit je verbinding of uit de tijdzone van je browser, en van je browser alleen het soort (bijvoorbeeld Chrome op Windows). Een verstuurd formulier koppelen we niet aan het bezoek. Ingelogde gebruikers en de app worden hier niet gemeten. Na dertien maanden blijven alleen dagtotalen over. Gerechtvaardigd belang.

Waar de gegevens staan

Alle klantgegevens staan in Nederland, bij Previder, en komen niet buiten de Europese Unie. We gebruiken deze subverwerkers:

• Previder, Nederland (hosting, database en opslag van bestanden en back-ups): de plek waar alles staat;
• Strato, Duitsland (het versturen van mail: inloglinks, uitnodigingen en verslagen).

Wat we als verwerker met de gegevens van jouw organisatie doen, staat in de verwerkersovereenkomst.

Voor onze eigen AI-functies, het maken van trainings- en demomateriaal, gebruiken we Anthropic (VS). Jouw gegevens gaan daar niet doorheen. Wij zetten geen AI in op de inhoud van jouw borden. Wil je zelf een AI-assistent op je borden laten werken, dan koppel je je eigen Claude of ChatGPT; die gegevens gaan dan naar jouw AI-leverancier, niet naar de onze. Besloten borden zijn voor elke AI onbereikbaar. Die grens zit in het systeem zelf.

We delen nooit gegevens met derden voor reclame of eigen doeleinden.