Eén plek waar het team ziet waar het staat
Obeya is Japans voor grote kamer. Een Japanse autofabrikant gebruikte het bij de ontwikkeling van een nieuwe auto: alle informatie op één plek, zodat iedereen hetzelfde zag en samen kon beslissen. Maar Obeya is meer dan een kamer of een bord. Het is een gedachtegoed: een manier van samen kijken, kiezen en doen. Wat je op het bord ziet, is wat het team denkt en afspreekt.
Van obeya room naar digitaal bord
Een Obeya begon als een ruimte. Een obeya room, of Obeya-ruimte, is een kamer waar alle informatie over het werk aan de muur hangt. Het team komt daar bij elkaar, ziet hetzelfde en beslist samen. Niemand hoeft eerst een rapport te lezen.
Die ruimte bestaat nog steeds. Maar veel teams werken niet meer elke dag op dezelfde plek. Wie thuis werkt, op een andere locatie zit of in een andere dienst werkt, ziet een bord aan de muur niet. Daarom kan het bord ook digitaal. Het team kiest zelf of het bord aan de muur hangt of op een scherm staat.
Een digitaal bord doet nog iets. Wat in het overleg wordt afgesproken, staat meteen op het kaartje waar het over gaat. Een besluit komt in de besluitenlijst van het bord. Wat stilstaat of geen eigenaar heeft, valt op in de analyse voor het overleg. En het bord van het team kan verbonden zijn met de borden van andere teams.
Een ruimte of een scherm maakt van een groep nog geen Obeya. Het gaat om wat het team er elke week doet: samen kijken, kiezen en afspreken.
Elke week hetzelfde ritme
De Navigator kijkt wat er is veranderd en maakt de agenda.
Kort en staand voor het bord. Over wat afwijkt en wat er nu moet gebeuren.
Afspraken staan op het bord, en volgende week zie je of ze zijn gedaan.
Obeya, lean en visueel management
Obeya komt uit lean: een manier van werken waarin je verspilling weghaalt en het werk steeds een beetje beter maakt. In een lean-omgeving hangen vaak borden waarop een team ziet hoe het gaat. Dat heet visueel management.
Een Obeya is een vorm van visueel management, met een eigen doel. Een dagstartbord laat zien wat er vandaag gebeurt. Een verbeterbord laat zien welke ideeën het team uitprobeert. Een Obeya laat zien waarvoor het team het doet: waar het heen wil, welke doelen daarbij horen en of het op koers ligt.
Op het bord zie je dat aan een paar dingen. Elk kaartje kan een status krijgen: Op koers, Let op, Vastgelopen of Belangrijk. Die zie je aan de rand van het kaartje. Metrieken staan als grafiek naast de doelen. En Wat ons tegenhoudt en Wat we hebben geleerd houden het verbeteren zichtbaar.
Je hoeft lean niet te kennen om met een Obeya te werken. Werkt jullie organisatie al met lean, dan past het bord daarbij.
Obeya naast OGSM en OKR
Veel organisaties hebben een plan in een vaste vorm. Een OGSM zet de ambitie, de doelen, de keuzes en de meetpunten op één A4. Met OKR's kies je een objective met een paar meetbare key results. Een Obeya vervangt zo'n plan niet. Het is de plek waar het plan elke week werk wordt.
| In het plan | Op het Obeya-bord |
|---|---|
| OGSM: de O, de ambitie | Waar we het voor doen |
| OGSM: de G, de meetbare doelen | De doelen per rij |
| OGSM: de S, de keuzes | Waar we heen gaan: de richting van een rij |
| OGSM: de M, meten en acties | De metrieken, en de stappen in de maanden |
| OKR: het objective | De richting van een rij |
| OKR: de key results | De doelen, elk met een metriek met een doelwaarde |
| OKR: de vaste check-in | Het overleg bij het bord |
Een kwartaal staat niet apart op het bord. Het bord werkt met maanden, en daarin zie je wat er dit kwartaal moet gebeuren.
Drie misverstanden over Obeya
Waarom het werkt
- Een doel met een naam en een moment wordt vaker gehaald dan een goed voornemen.
- Wie onderweg ziet hoe het gaat, kan bijsturen voordat het te laat is.
- Wie vooraf afspreekt: als het dit moment is, dan doe ik dat, doet het ook echt veel vaker.
En één waarschuwing die we altijd meegeven: een getal stuurt gedrag, ook de verkeerde kant op. Daarom kijken we eerst wat een getal met mensen doet voordat het op het bord komt.
Vragen over Obeya
Wat betekent Obeya?
Obeya is Japans en betekent grote kamer. Het woord komt uit de Japanse auto-industrie, waar een team alle informatie over een project in één ruimte bij elkaar bracht. Nu staat het voor een manier van samen sturen: elke week bij het bord kijken waar je staat, kiezen wat er nu moet gebeuren en afspreken wie wat doet.
Wat is een obeya room?
Een obeya room is een ruimte waar een team alle informatie over zijn werk aan de muur hangt: doelen, voortgang, problemen en afspraken. Het team komt daar samen om te kijken waar het staat en om te beslissen. Het bord kan ook op een scherm staan, zodat wie op een andere plek werkt hetzelfde ziet.
Hoe werkt de Obeya-methode?
De Obeya-methode draait om drie dingen: een bord, een vast ritme en een rol. Op het bord staan de visie, de doelen, de metrieken, de stappen per maand en wat in de weg zit. In een vast overleg bij het bord bespreekt het team wat afwijkt en spreekt het af wie wat doet. De Navigator bereidt dat overleg voor, bewaakt het gesprek en zorgt dat afspraken worden opgevolgd.
Wat staat er op een Obeya-bord?
Van links naar rechts: Waar we het voor doen, Waar we heen gaan, de doelen, de metrieken, de stappen per maand, Wat ons tegenhoudt en Wat er is gelukt. Elke rij is één thema waar het team aan werkt. Daarnaast staan de gouden regels voor het overleg en de agenda op het bord.
Wat is het verschil tussen Obeya en kanban?
Een kanbanbord gaat over het werk van nu: wat er ligt, wat loopt en wat af is. Een Obeya gaat over de richting: waar het team heen wil, welke doelen daarbij horen en of het op koers ligt. Ze vullen elkaar aan. In Midflyt hangt een Kanbanbord aan de Obeya van het team, en het werk erop blijft gekoppeld aan het doel waar het bij hoort.
Waar komt Obeya vandaan?
Uit Japan, uit de lean-traditie van de auto-industrie. Bij de ontwikkeling van een nieuwe auto bracht men daar alle mensen en alle informatie in één ruimte samen, zodat er sneller en samen werd beslist. Het idee werkt ook buiten de industrie: overal waar een team samen doelen wil halen.
Op maandag weten waarvoor je het doet.
Benieuwd wat dit voor jouw team betekent?