Software die het werk van het team volgt.
Niet andersom.
De software van Midflyt is een digitaal teambord, gemaakt voor de manier waarop een team echt met Obeya werkt. Doelen, acties, overleg en voortgang blijven met elkaar verbonden. De Obeya zit in het team. De software maakt het makkelijker.
Kijk zelf rond
Het bord
Van links naar rechts: waar we het voor doen, waar we heen gaan, doelen, metrieken en de maanden. Klik op een vak voor uitleg.
Het overleg
Teamleden dragen punten aan, de Navigator maakt de agenda, en elk besluit landt op het kaartje waar het over gaat.
Samenwerken
Zet werk uit bij een ander team. Het komt binnen in hun postvak en telt mee in de voortgang van jouw doel.
Signalen
Zie waar werk te laat is, stilvalt of vastloopt, voordat het een probleem wordt. En leg in het kaartje vast wat er nodig is om het weer op gang te krijgen.
AI-koppeling
Vraag de AI van jullie organisatie om een overleg voor te bereiden, een bord te analyseren of een kaartje aan te maken.
Alles blijft verbonden
Een Obeya en een Kanbanbord vormen samen één omgeving, met dezelfde leden en dezelfde Navigator. Elk bord heeft een eigen overleg. Werk op het Kanbanbord blijft gekoppeld aan het doel op de Obeya, zodat zichtbaar blijft waarom iets wordt gedaan. Is al het onderliggende werk klaar, dan zie je dat direct terug bij het doel.
Visueel management, digitaal
Visueel management betekent: laten zien hoe het ervoor staat, zodat iedereen het in één oogopslag ziet. Een bord aan de muur doet dat ook. Maar dat zie je alleen als je ervoor staat, en het klopt alleen als iemand het bijhoudt.
Een digitaal teambord laat hetzelfde zien, aan iedereen, ook aan wie thuis of op een andere locatie werkt.
Wat je in één oogopslag ziet
- Hoe het werk ervoor staat. Elk kaartje kan een status krijgen, die je aan de rand ziet: Op koers, Let op, Vastgelopen of Belangrijk. Bij Let op, Vastgelopen en Belangrijk hoort een toelichting, en de eigenaars en de Navigator krijgen daar een mail over.
- Of een doel op koers ligt. De metrieken staan als grafiek op het bord, in dezelfde rij als het doel waar ze bij horen.
- Wat aandacht vraagt. Wat uit de tijd loopt, stilstaat, geen eigenaar heeft of vastzit, komt vanzelf naar boven voor het overleg.
Wie een digitaal planbord zoekt, vindt hier dus het werk en de planning. Met erbij waarvoor je het doet. Meer over de gedachte erachter op de pagina over visueel management.
Overleg zit erin, niet ernaast
Stel per bord een ritme in, en de komende overleggen staan klaar.
Teamleden dragen punten aan, de Navigator stelt de agenda samen.
Elk agendapunt krijgt een uitkomst die landt op het kaartje waar het over gaat.
Het verslag gaat na afloop naar de deelnemers. Niemand hoeft notulen over te typen.
Besluiten en acties: geen losse actielijst meer
In veel teams staat de actielijst in een apart document. Na het overleg typt iemand hem uit, en een week later weet niemand meer waar hij staat. Besluiten staan in de notulen, ergens in een map. In de software hoort elke afspraak bij het werk waar hij over gaat.
Elk agendapunt eindigt in een uitkomst
Een actie, een besluit, ter kennisgeving, naar een ander bord, of afgehandeld zonder vervolg. Bij het afronden van een punt kies je er een. Een punt zonder uitkomst kun je niet afronden.
Acties op het kaartje
Een actie komt op het bord, als kaartje met een of meer eigenaars. Zo staat hij waar het team hem bij het volgende overleg weer ziet. Raakt hij uit de tijd of staat hij stil, dan komt hij vanzelf bij wat aandacht vraagt.
Een besluitenlijst die blijft kloppen
Een besluit krijgt een nummer in de besluitenlijst van het bord. Het verdwijnt niet: je herziet het, trekt het in of vervangt het, altijd met een reden. Geef je een datum op om het besluit opnieuw te bekijken, dan krijgt de Navigator op die dag een herinnering.
Over het verschil tussen een actielijst en een besluitenlijst lees je meer op de pagina actielijst en besluitenlijst.
Stuurinformatie op het bord, naast de doelen
Stuurinformatie is de informatie waarop je bijstuurt: hoe staan we ervoor, en moeten we iets anders doen? Vaak staat die in een rapportage of een KPI-dashboard dat los van het werk wordt gemaakt. Op het bord staan de cijfers naast de doelen, en bespreekt het team ze in het overleg.
Metrieken bij de doelen
Elk bord heeft eigen metrieken. Een metriek staat als staaf, lijn, cirkel, getal of mijlpalen op het bord, met een doelwaarde. Voor een doel waar geen eerlijk cijfer bij hoort, volg je mijlpalen in plaats van een getal.
De voortgang van het werk loopt vanzelf mee
Werk op een ander bord, bijvoorbeeld een kanbanbord, blijft gekoppeld aan het doel waar het voor is. Is al het werk onder een doel klaar, dan vinkt het doel zichzelf af. Het bord erboven ziet bijvoorbeeld 3/5 klaar.
De metrieken zelf tellen niet vanzelf op over de borden heen. Elk bord kiest de cijfers die bij zijn eigen doelen horen, zodat het team er zelf iets mee kan. Een apart KPI-dashboard is dan niet nodig: de cijfers staan naast het doel, en het team bespreekt ze in elk overleg.
Werkt met jullie OGSM, OKR of jaarplan
Veel organisaties hebben al een plan: een OGSM, OKR's, een jaarplan of een balanced scorecard. Het bord vervangt dat plan niet. Het zorgt dat het plan in het werk terechtkomt.
| Plan | Waar het op het bord staat |
|---|---|
| OGSM | De O, de ambitie, is het vak Waar we het voor doen. De G zijn de meetbare doelen. De S is Waar we heen gaan: de richting per rij. De M is twee dingen: de metrieken en de stappen in de maanden. |
| OKR | Het objective is de richting van een rij. De key results zijn de doelen, elk met een metriek en een doelwaarde. Het werk staat als kaartjes in de maanden, en de vaste check-in is het overleg van het bord. Een kwartaal staat er niet apart op: het bord werkt met maanden. |
| Jaarplan | De doelen per rij, met de stappen per maand. Elke maand zie je of het op koers ligt. |
| Balanced scorecard | Een rij is een thema. Wie wil, maakt van de vier perspectieven vier rijen, elk met doelen, metrieken en de stappen per maand. Het bord heeft geen vaste perspectieven: dat kiest het team. |
Van directie naar team
Met Stuur naar bord gaat een doel van de directie naar het postvak van een afdeling of team. Het team legt het zelf op zijn bord, en begint met een eigen Waar we het voor doen, in lijn met het bord erboven. Zo komt hetzelfde plan op elk niveau terug, in de woorden van dat niveau.
Meer voorbeelden op de pagina OGSM en OKR in de praktijk.
De AI die jullie organisatie zelf kiest
Koppel de AI waar jullie organisatie al mee werkt. Die leest mee op de borden, doet voorstellen en voert uit wat je vraagt: een overleg voorbereiden, een bord analyseren, een kaartje aanmaken of werk uitzetten bij een ander team. Altijd binnen de rechten van de gebruiker. Besloten borden blijven buiten bereik en de koppeling is op elk moment in te trekken. De AI werkt mee, het team beslist.
Veilig ingericht
Alleen voor leden, extra beveiligd en nooit beschikbaar voor een gekoppelde AI.
Wie wat ziet en mag, stel je per team en per bord in.
De AVG is de basis, de beveiligingsnormen van de Nederlandse overheid zijn het uitgangspunt. Daarmee geschikt voor elke organisatie met hoge eisen.
Daar is een vaste route voor.
Software hoort bij de aanpak
Tijdens Basis Obeya werkt het team al in de software. Vanaf de eerste e-learning, dus op de lesdagen staat het bord er al. We richten de software samen met jullie in.
Vragen over de software
Wat is een digitaal teambord?
Een bord op het scherm waarop een team ziet waar het staat: de doelen, het werk, de cijfers en wat er is afgesproken. Iedereen ziet hetzelfde bord, ook wie thuis of op een andere locatie werkt. Bij Midflyt zit het overleg erin: de agenda, de besluiten en de acties horen bij het bord.
Wat is het verschil met een whiteboard of een los kanbanbord?
Een whiteboard laat zien wat er ligt, maar alleen aan wie ervoor staat, en het onthoudt niets. Een los kanbanbord laat het werk zien, maar niet waarvoor je het doet. Op het Obeya-bord staan de doelen, de metrieken en het werk bij elkaar, en is het werk gekoppeld aan het doel. Besluiten en acties uit het overleg komen op het kaartje waar ze over gaan.
Haal je er stuurinformatie uit?
Ja. Elk bord heeft eigen metrieken naast de doelen, als grafiek met een doelwaarde. De voortgang van het werk loopt vanzelf mee naar het doel en naar het bord erboven. Metrieken zelf tellen niet op over de borden heen: elk bord kiest de cijfers die bij zijn doelen horen.
Werkt het met OGSM of OKR?
Ja. Bij een OGSM is de ambitie het vak Waar we het voor doen, en staan de doelen, de richting per rij, de metrieken en de stappen per maand op het bord. Bij OKR is het objective de richting van een rij en zijn de key results de doelen, elk met een metriek. Het bord werkt met maanden, niet met losse kwartalen.
Is er Nederlandstalige Obeya-software?
Ja. Midflyt is Nederlandse software, in het Nederlands en ook in het Engels. De gegevens staan in Nederland. De AVG is de basis, en de beveiligingsnormen van de Nederlandse overheid (BIO2) zijn het uitgangspunt.
Kun je het eerst proberen?
Ja. Je kunt de Obeya-software 30 dagen gratis proberen in de proefperiode. Wil je weten hoe je team er echt mee gaat werken, plan dan een kennismaking.