Een schoolteam dat elke week weet waar het staat
In het onderwijs gaat de meeste tijd naar de klas, en dat hoort zo. Maar daardoor blijft er weinig over voor het team. De teamvergadering gaat over mededelingen, het jaarplan ligt in de kast en een goed idee van de studiedag zakt weg. Hier lees je hoe een team in de basisschool, het voortgezet onderwijs, het mbo of de kinderopvang overleg en verbeteren zo regelt dat het elke week weet waar het staat: met een verbeterbord, een vaste vergaderstructuur en een jaarplan dat leeft.
Herken je dit?
Een verbeterbord in het onderwijs
Een verbeterbord is een bord waarop een team ideeën zet om het eigen werk beter te maken. Het team kiest er een paar, probeert ze uit en kijkt of het echt beter gaat. Wat werkt, wordt een afspraak voor de school. Wat niet werkt, stopt. Het gaat om een bord voor het team, niet om het digibord in de klas.
Wat er op het verbeterbord van een school staat
Ideeën die het team zelf kan uitvoeren, het liefst binnen een paar weken. Klein is goed.
- Basisschool: een vaste manier van binnenkomen in de ochtend, of één route voor alle berichten aan ouders.
- Voortgezet onderwijs: de toetsen van een leerjaar op één rooster, zodat ze niet op dezelfde dag vallen.
- Mbo: stagebezoeken per bedrijf bundelen, zodat een docent minder reist en meer studenten spreekt.
Het idee schuift van Ideeën via Gekozen, Uitproberen en Werkt het? naar Vastgelegd of Gestopt. Werkt het? is de belangrijkste kolom: daar kijkt het team of een verandering echt iets oplevert. Om de twee weken bespreken is voor de meeste teams genoeg, met hooguit een of twee nieuwe ideeën per keer. Meer over het verbeterbord.
De PDCA-cyclus voor een schoolteam
PDCA staat voor plan, do, check, act: plannen, doen, kijken en bijstellen. In het onderwijs hoort de cyclus bij de kwaliteitszorg van de school, maar hij werkt ook in het klein, voor één team en één verbetering.
Een voorbeeld uit de basisschool
- Plan. Het team van groep 5 tot 8 wil dat leerlingen meer lezen. Het spreekt een vast leesmoment af aan het begin van elke ochtend, en kijkt na zes weken wat het oplevert.
- Do. Elke groep doet het, zes weken lang.
- Check. Lezen de leerlingen meer? Wat vinden ze ervan? Wat lukte niet?
- Act. Het leesmoment blijft en wordt een afspraak voor de hele bovenbouw. De onderbouw gaat het ook proberen.
In het voortgezet onderwijs werkt het per sectie of leerjaar, bijvoorbeeld een sectie die de feedback op toetsen anders wil geven. In het mbo een opleidingsteam dat de begeleiding op stage anders inricht.
De cyclus blijft vaak hangen bij plan en do: er wordt iets ingevoerd, en niemand kijkt of het werkt. Spreek daarom vooraf af wanneer je kijkt. Op een verbeterbord is dat de kolom Werkt het?. Meer over de PDCA-cyclus.
Een vergaderstructuur voor de school
Een school heeft veel overleggen. Als niet duidelijk is welk overleg waarvoor is, komt alles in de teamvergadering terecht. Die duurt dan steeds langer, en gaat steeds minder over het onderwijs.
Elk overleg een eigen doel
| Overleg | Waar het over gaat | Wat eruit komt |
|---|---|---|
| Teamvergadering | Wat het hele team aangaat: afspraken, het jaarplan, de verbeteringen | Besluiten en acties voor het hele team |
| Overleg per bouw, sectie of opleiding | Het onderwijs in die groepen, vakken of opleiding | Afspraken voor dat deel van de school |
| Leerlingbespreking | Eén leerling of één groep | Afspraken over begeleiding, in het leerlingdossier en niet op het teambord |
| Managementteam | De koers van de school en wat teams niet zelf kunnen oplossen | Besluiten die teruggaan naar de teams |
Elk overleg dezelfde vorm
Een korte check-in, de besluiten en acties van vorige keer, de ingebrachte onderwerpen één voor één, en afronden. Elk onderwerp eindigt in een besluit, een actie met een naam, of volgende keer. Brengt een sectie de planning van de schoolexamens en de leeslijst in, dan wordt de planning een besluit en gaat de leeslijst naar volgende keer: eerst moet iemand een voorstel maken.
Hoe vaak vergadert een schoolteam?
Daar is geen vaste regel voor. Kies een vast ritme in de jaarplanning van de school. Elke week of elke twee weken kort bij het bord werkt beter dan één lange vergadering per maand: dan blijven afspraken geen maand liggen. Hoe overleggen op elkaar aansluiten, lees je bij de overlegstructuur.
Een jaarplan dat leeft
Naast het schoolplan voor meerdere jaren maakt een school een jaarplan: wat willen we dit schooljaar bereiken? Vaak verdwijnt dat plan in een map, en blijkt pas aan het eind van het jaar wat er is gebeurd.
Een paar doelen, met een moment en een naam
Kies een paar doelen die het team kan onthouden, met een moment, een naam en het werk eronder. Zo kan een jaarplan in het onderwijs eruitzien:
| Doel | Wanneer | Wie trekt het | Het werk erachter |
|---|---|---|---|
| Elke groep heeft een vast leesmoment per dag | Vóór de herfstvakantie | De leescoördinator | Rooster aanpassen, boeken per groep aanvullen |
| Leerkrachten kijken bij elkaar in de les | Deze periode | De bouwcoördinator | Koppels maken, een kijkwijzer afspreken |
| Elke mentor heeft met elke leerling een startgesprek gevoerd (voortgezet onderwijs) | Vóór de herfstvakantie | De teamleider van het leerjaar | Gesprekken plannen, vaste vragen |
| Elke eerstejaars weet waar hij stage gaat lopen (mbo) | Vóór de kerstvakantie | De stagecoördinator | Bedrijven benaderen, gesprekken plannen |
Bespreek de doelen elke maand: ligt het op koers, en beweegt het werk erachter? Een schooljaar loopt niet gelijk met het kalenderjaar. Werk daarom met Nu, Hierna en Later, of met fasen die passen bij de periodes van de school. Meer over jaarplanning en teamdoelen.
Eigenaarschap bij leerkrachten
In het onderwijs gaat eigenaarschap vaak over leerlingen. Hier gaat het over het team: leerkrachten en docenten die zich eigenaar voelen van de afspraken van de school, niet alleen van hun eigen klas.
Een leerkracht staat de hele dag voor de klas, en een afspraak uit de vergadering komt daar achteraan. Als niemand vraagt of het is gedaan, zakt het weg. Dat is geen onwil. Het is wat er gebeurt als een afspraak geen naam, geen moment en geen vaste plek heeft.
Wat helpt
- Eén naam per afspraak. Niet "de bovenbouw", maar een collega.
- De vraag komt terug. Begin het volgende overleg met de vraag of het is gedaan.
- Wie inbrengt, zegt wat hij vraagt. Meedenken, een besluit, of alleen weten.
- Een besluitenlijst. Dan komt niet elk jaar dezelfde discussie terug, en kan een nieuwe collega teruglezen wat er is afgesproken.
Meer over eigenaarschap in je team.
OKR op school: doelen die de klas halen
OKR staat voor objectives and key results. Een objective is wat je wilt bereiken. De key results zijn een paar meetbare resultaten die laten zien of het lukt, met een periode en een vast moment om te kijken hoe het gaat. Scholen gebruiken het in de basisschool, het voortgezet onderwijs en het mbo.
Een voorbeeld
Objective: leerlingen lezen met meer plezier. Key results: elke groep heeft elke dag een vast leesmoment; de schoolbibliotheek is vernieuwd vóór de kerstvakantie; leerlingen geven hun leesplezier in de enquête van juni een hoger cijfer dan vorig jaar.
Een opleidingsteam in het mbo kiest bijvoorbeeld als objective dat studenten goed voorbereid op stage gaan. Key results: elke student heeft vóór de start een stagegesprek gehad, en elk stagebedrijf heeft een vaste contactpersoon in het team.
Kies resultaten die je in de klas ziet
"Leesbeleid geschreven" laat zien dat er papier is. "Elke groep heeft elke dag een vast leesmoment" laat zien dat er in de klas iets verandert. Kies key results die je in de klas kunt zien of horen.
Zo zit het in Midflyt
Op een Obeya-bord is het objective de richting van een rij, bij Waar we heen gaan. De key results zijn de doelen, elk met een metriek met een doelwaarde. Het werk staat in de maanden, en de vaste check-in is het overleg van het bord. Een kwartaal staat er niet apart op: het bord werkt met maanden. Op een kanbanbord met de werkwijze Doelen en planning is elk kaartje een doel, gekoppeld aan het werk op het teambord. Meer over OGSM en OKR in de praktijk.
De dagstart en het jaarplan in de kinderopvang
In de kinderopvang werkt een team in groepen en in diensten, van vroeg tot laat. Wie de ochtend opent, ziet wie de middag afsluit soms nauwelijks.
Een dagstart op de locatie
Een korte start bij het openen. Wie is er, en hoe is de bezetting per groep? Wat is er vandaag bijzonder: een uitje, een oudergesprek, een stagiair die begint? En wat zit vast? Een kwartier is genoeg. Zet geen namen van kinderen op het bord: wat over één kind gaat, hoort in de overdracht naar ouders of in het dossier van het kind.
Een jaarplan voor de locatie
Ook een locatie kiest een paar doelen voor het jaar, met een moment en een naam. Bijvoorbeeld: elke groep gaat elke dag naar buiten, ook bij slecht weer. Nieuwe collega's hebben de eerste maand een vaste collega om op terug te vallen. Het brengen en halen verloopt rustiger, vóór de zomer. Bespreek ze elke maand.
De PDCA-cyclus in de kinderopvang
Een verbeterbord werkt hier net zo als op school. Het team kiest een idee, zoals een vaste plek voor tassen en jassen bij het brengen, probeert het een paar weken uit, en legt het vast of stopt ermee.
Zo zit het in Midflyt
Kanban voor één team
Met Kanban begin je zelf, voor één team, met hooguit 3 borden. Je kiest een werkwijze, en de kolommen en de agenda van het overleg staan klaar.
- Overleg: het bord is de agenda. Wat in Inbreng staat, staat vanzelf op de agenda. Besluiten komen in de besluitenlijst, en na het overleg gaat er een verslag per mail.
- Verbeteren: het verbeterbord, met een verbeteroverleg elke twee weken.
- Doelen en planning: het jaarplan op één bord, met Nu, Hierna, Later en Gehaald, en elke maand een doelenoverleg.
- Werk: het werk van het team, met een dagstart elke werkdag als je die aanzet. Dat past bij de kinderopvang.
Met de combinatie Werk en overleg komen acties uit het overleg vanzelf op het werkbord. Kanban kost € 50 per maand voor 1 bord, € 90 voor 2 en € 120 voor 3, zonder btw. Je betaalt per bord, niet per persoon, en meekijken kost niets.
Voor de hele school of het bestuur: Obeya
Wil een school, een schoolbestuur of een organisatie voor kinderopvang de doelen uit het schoolplan tot in elk team laten landen, met een bord per team, bouw, sectie of locatie, dan past Obeya beter. Elk bord begint met Waar we het voor doen, in lijn met het bord erboven. Doelen gaan met Stuur naar bord naar de teams, knelpunten gaan omhoog, en de voortgang van het werk loopt mee. Bij elk bord hoort een Navigator uit het eigen team.
Obeya begint met de training Basis Obeya: incompany, bij jullie op locatie, voor teams tot twintig mensen, met certificaat. Daarin worden drie tot vier Navigators opgeleid. De software kun je 30 dagen gratis proberen.
Vragen over overleg en verbeteren in onderwijs en kinderopvang
Wat is een verbeterbord in het onderwijs?
Een bord waarop een schoolteam ideeën zet om het eigen werk beter te maken. Het team kiest er een of twee, probeert ze een paar weken uit en kijkt of het echt beter gaat. Wat werkt, wordt een afspraak voor de school, en wat niet werkt, stopt. Het is een bord voor het team, niet het digibord in de klas.
Hoe ziet een jaarplan in het onderwijs eruit?
Een paar doelen voor het schooljaar, elk met een moment waarop het af moet zijn en de naam van wie het trekt. Onder elk doel hangt het werk dat ervoor nodig is. Het team bespreekt de doelen elke maand: ligt het op koers, en beweegt het werk? Zo blijft het plan in gebruik in plaats van in een map.
Hoe vaak vergadert een schoolteam?
Daar is geen vaste regel voor. Belangrijker is een vast moment dat in de jaarplanning van de school staat. Elke week of elke twee weken kort bij het bord werkt beter dan één lange vergadering per maand, omdat afspraken dan niet een maand blijven liggen.
Hoe gebruik je PDCA in de school?
Kies één verbetering en spreek af hoe je die uitprobeert en wanneer je kijkt (plan). Probeer het uit, bijvoorbeeld zes weken in een paar groepen (do). Bespreek daarna wat het opleverde (check), en leg het vast, pas het aan of stop ermee (act). Op een verbeterbord zie je bij elk idee waar het in de cyclus staat.
Op maandag weten waarvoor je het doet.
Kanban: € 50 per maand voor 1 bord, zonder btw. Je betaalt per bord, niet per persoon.