Een overlegstructuur van team tot directie
In veel organisaties is er op elk niveau een overleg, maar staan die overleggen los van elkaar. Wat een team niet kan oplossen, blijft liggen of komt te laat boven. Met Midflyt heeft elk bord een eigen overleg, en zijn die overleggen met elkaar verbonden. Een probleem gaat een niveau hoger, het besluit komt terug.
Elk bord heeft een eigen overleg en ritme
Het team, de afdeling en de directie hebben elk een eigen bord. Bij elk bord hoort een eigen overleg met een eigen ritme. Een team komt bijvoorbeeld elke week bij elkaar, de directie elke twee weken met daarnaast een langere sessie per kwartaal. Je stelt het ritme per bord in, en de komende overleggen staan klaar.
Laat de overleggen van onder naar boven kort na elkaar vallen: eerst het team, dan de afdeling, dan de directie. Dan ligt een escalatie van een team binnen dezelfde week of cyclus op tafel bij het bord erboven. Die ritmes stem je zelf op elkaar af.
Een voorbeeld van een overlegstructuur
Dit is een voorbeeld van een overlegstructuur met drie niveaus. Elke organisatie kiest zelf de borden en het ritme.
| Bord | Ritme (voorbeeld) | Waar het overleg over gaat | Wat hier niet lukt, gaat naar |
|---|---|---|---|
| Team | Elke week, kort bij het bord | Wat afwijkt op het bord en wat er nu moet gebeuren | Het bord van de afdeling |
| Afdeling | Elke twee weken, kort na het teamoverleg | De doelen van de afdeling en de problemen die teams niet zelf kunnen oplossen | Het bord van de directie |
| Directie | Elke twee weken, kort na de afdeling, plus een sessie per kwartaal | De richting, de doelen voor het jaar en besluiten over capaciteit, budget en regels | Hier valt het besluit, en dat gaat terug omlaag |
Strategisch, tactisch en operationeel overleg
Een overlegstructuur heeft meestal drie lagen. Elke laag heeft een eigen vraag.
- Strategisch overleg gaat over de richting: waar gaan we heen en welke doelen horen daarbij? Dat is het overleg van de directie of het managementteam.
- Tactisch overleg vertaalt de richting naar wat een afdeling doet, en lost op wat teams niet zelf kunnen oplossen. Dat is het overleg van de afdeling.
- Operationeel overleg gaat over het werk van nu: wat afwijkt, wat vastzit en wie wat oppakt. Dat is het werkoverleg van het team, en voor wie dat wil een korte dagstart.
Het model werkt alleen als de lagen met elkaar praten. Wat in het operationele overleg niet lukt, moet in het tactische overleg komen. Een besluit uit het strategische overleg moet terugkomen bij het team. In Midflyt heeft elke laag een eigen bord met een eigen overleg, en die borden zijn met elkaar verbonden.
Wat er in het overleg gebeurt
- Moeilijke problemen eerst. Het overleg begint bij wat rood of vastgelopen is, niet bij de lijst. Dat is een van de gouden regels uit de training.
- Agenda. Leden dragen punten aan. De Navigator zet ze op de agenda.
- Uitkomst. Bij het afronden van een punt legt de Navigator de uitkomst vast, en het vervolg: een actie, een besluit of ter kennisgeving.
- Actiehouders en deadline. Elke actie krijgt een naam en een datum. De actiehouders krijgen een mail.
- Op het kaartje. De uitkomst landt op het kaartje waar het punt over ging. De volgende keer zie je of het is gedaan.
Signalen laten zien wat aandacht nodig heeft
Elk kaartje kan een signaal krijgen: Op koers, Let op, Vastgelopen of Belangrijk. Wie een kaartje op Let op, Vastgelopen of Belangrijk zet, schrijft erbij waarom. De eigenaars en de Navigator van dat bord krijgen daar meteen een mail over. Zo weet de Navigator al voor het overleg wat er speelt.
Wat een team niet oplost, gaat een niveau hoger
Soms heeft een team iets nodig wat het zelf niet kan regelen: meer mensen, een besluit, budget of een andere regel. Dan stuurt het team het kaartje naar het bord erboven. In het venster van Stuur naar bord staat dat bord al klaar, met de tekst escaleer hierheen.
Het kaartje komt binnen in het postvak van dat bord. Daar leggen ze het bij Wat ons tegenhoudt, en de Navigator zet het op de agenda. Lukt het op dat niveau ook niet, dan gaat het weer een niveau hoger. Zo is de escalatieladder voor iedereen te zien, in plaats van een mail die ergens blijft liggen.
Het besluit gaat terug omlaag
Neemt een overleg een besluit, dan legt de Navigator het vast op het kaartje. Raakt het besluit een ander bord, dan zet de Navigator het door naar dat bord. Zo hoort het team dat het probleem meldde wat er is besloten, en kan het verder. Op het kaartje staat wat er is besloten en wat er daarna gebeurt.
Een effectief werkoverleg: het verschil met een gewoon werkoverleg
Je overlegstructuur in kaart brengen
Voordat je iets verandert, is het goed om te zien wat er nu is. Zo breng je je overlegstructuur in kaart.
- Schrijf alle overleggen op. Ook de kleine: de dagstart, het werkoverleg, het managementteam, het projectoverleg en het overleg met een andere afdeling.
- Zet bij elk overleg vier dingen. Wie zit erbij, hoe vaak is het, waar gaat het over en wat komt eruit.
- Teken de lijnen. Zet de overleggen in lagen onder elkaar. Trek een lijn waar een onderwerp van het ene naar het andere overleg gaat. Zo visualiseer je de overlegstructuur.
- Kijk waar het hapert. Waar gaan onderwerpen heen die een team niet zelf kan oplossen? Welke overleggen bespreken hetzelfde? En welk overleg heeft een uitkomst die nergens landt?
Een voorbeeld van zo'n overzicht voor één team. Het is verzonnen.
| Overleg | Wie | Hoe vaak | Waar het over gaat | Wat eruit komt |
|---|---|---|---|---|
| Dagstart | Het team | Elke werkdag | Het werk van vandaag | Wie wat oppakt |
| Werkoverleg | Het team en de teamleider | Elke week | Wat afwijkt en wat vastzit | Acties met een naam, niets naar de afdeling |
| Managementteam | De teamleiders en het hoofd van de afdeling | Elke twee weken | De doelen van de afdeling | Besluiten, maar het team hoort ze via via |
In dit voorbeeld zie je twee gaten. Wat het team niet zelf kan oplossen, heeft geen weg naar boven. En een besluit van het managementteam komt niet vanzelf terug. Met zo'n overzicht kies je wat er moet gebeuren: een overleg schrappen, twee samenvoegen of afspreken waar een onderwerp heen gaat.
Vergaderstructuur: hoe vaak, hoe lang en met wie
Een vergaderstructuur is een ander woord voor een overlegstructuur: welke overleggen er zijn en hoe ze op elkaar aansluiten. Bij het opzetten maak je per overleg drie keuzes.
- Hoe vaak. Zo vaak als er iets te bespreken is dat niet kan wachten. Belangrijker dan hoe vaak is dat het overleg elke keer op hetzelfde moment is, en dat de overleggen van onder naar boven kort na elkaar vallen.
- Hoe lang. Zo kort als het kan. Spreek een eindtijd af en houd je eraan. Wat niet past, gaat naar volgende keer. Een overleg bij het bord begint bij wat afwijkt. Wat goed loopt, hoef je niet te bespreken.
- Met wie. Met de mensen die over het onderwerp gaan en er iets mee doen. Wie alleen hoeft te weten wat er besloten is, hoeft er niet bij te zijn: het besluit staat op het kaartje.
In een school werkt het net zo. Er is het overleg van de schoolleiding, het teamoverleg en vaak een overleg per bouw of sectie. Ook daar helpt het om vast te leggen wat elk overleg doet, en waar een onderwerp heen gaat als het daar niet past.
Zo zet je het op
Veelgestelde vragen over de overlegstructuur
Wat is een overlegstructuur?
Een overlegstructuur is het geheel van overleggen in een organisatie: welke er zijn, wie erbij zit, hoe vaak ze zijn en hoe ze op elkaar aansluiten. Een goede overlegstructuur zorgt dat een onderwerp op de juiste plek komt. Wat een team niet kan oplossen, gaat naar het overleg erboven, en het besluit komt terug.
Gaat dit over de overlegstructuur met de ondernemingsraad?
Nee. Deze pagina gaat over het overleg over het werk, van team via afdeling tot directie. Het overleg tussen de bestuurder en de ondernemingsraad is medezeggenschap en heeft eigen regels. Dat staat los van het werkoverleg en de borden.
Hoe breng je een overlegstructuur in kaart?
Schrijf alle overleggen op en zet bij elk overleg wie erbij zit, hoe vaak het is, waar het over gaat en wat eruit komt. Zet ze in lagen onder elkaar en trek lijnen waar onderwerpen van het ene naar het andere overleg gaan. Dan zie je waar onderwerpen blijven liggen en welke overleggen hetzelfde doen.
Wat is een getrapt overleg?
Een getrapt overleg is een reeks overleggen op verschillende niveaus die op elkaar aansluiten: team, afdeling en directie. In het Engels heet dit ook wel tiered meetings. Wat het ene niveau niet oplost, gaat naar het volgende.
Hoe voorkom je dat alles wordt geëscaleerd?
Een team stuurt alleen omhoog wat het echt niet zelf kan oplossen, zoals capaciteit, een besluit, budget of een regel. Het team bespreekt eerst in het eigen overleg wat het zelf kan doen. De Navigator let daarop.
Hoe zorg je dat problemen wél omhoog komen?
Door te laten zien dat rood welkom is. Stuurt een team een probleem omhoog, dan reageert het bord erboven met hulp of een besluit, niet met de vraag om een rapport. Merken teams dat, dan durven ze een probleem op tijd te melden.
Moeten alle overleggen hetzelfde ritme hebben?
Nee. Elk bord heeft zijn eigen ritme. Het helpt wel om de ritmes op elkaar af te stemmen, zodat een punt van een team op tijd bij de afdeling ligt. Dat doe je zelf als je het ritme instelt.
Wie zit er bij welk overleg?
Bij elk overleg zitten de leden van dat bord. Rechten gelden per bord. Een besloten bord blijft dicht voor wie er geen lid van is, ook voor een gekoppelde AI.
Hoe beginnen we?
Je begint waar het past: bij het management, bij één afdeling of domein met haar teams, of bij een team dat wil. Het netwerk groeit mee. Lees meer op Obeya invoeren. Hoe het eruitziet bij een gemeente, lees je op Obeya voor gemeenten.
Benieuwd hoe jullie overleggen op elkaar kunnen aansluiten?
In een kennismaking kijken we samen naar jullie overleggen en naar wat er tussen de niveaus blijft liggen.