Het bord laat zien waar je staat.
De Navigator zorgt dat er iets mee gebeurt.
De Navigator houdt het ritme van het team vast, bewaakt de kwaliteit van het gesprek en zorgt dat afspraken omgezet worden in werk. Dat is meer dan een overleg voorzitten.
Waarom we spreken van een Navigator
Het woord voorzitter zegt vooral dat iemand een bijeenkomst leidt. De Navigator kijkt breder: voor, tijdens en na het overleg. Wat verdient aandacht? Wat hangt met elkaar samen? Waar blijft een besluit liggen? De Navigator helpt het team om door alle informatie heen te navigeren. Vandaar de naam.
Wat een Navigator anders doet dan een voorzitter
Een voorzitter leidt de vergadering. Hij opent, werkt de agenda af, geeft het woord en sluit af. Dat is nodig, maar het is niet genoeg. Een overleg loopt bijna nooit vast op de agenda. Het loopt vast op wat er niet gezegd wordt, op iemand die afhaakt, op een discussie die nergens heen gaat.
De Navigator doet wat een voorzitter doet, en meer:
- Een voorzitter bewaakt de agenda en de tijd. Een Navigator bewaakt ook waarvoor jullie bij elkaar zitten.
- Een voorzitter zorgt dat iedereen aan het woord komt. Een Navigator merkt ook op wie níet aan het woord komt, en doet daar iets mee.
- Een voorzitter sluit het overleg af. Een Navigator zorgt dat het volgende overleg beter is.
- Een voorzitter doet soms zelf mee in de discussie. Een Navigator blijft uit de inhoud en geeft een inhoudelijke vraag terug aan het team.
Wat een Navigator niet doet
Het werk overnemen. De Navigator bereidt geen inhoud voor, levert geen cijfers aan en is niet degene die de antwoorden geeft. Staan de cijfers op het bord er niet, dan maakt de Navigator dat bespreekbaar in plaats van ze zelf bij te werken. Zo blijft het werk bij wie het hoort.
Voor, tijdens en na het overleg
Kijken wat er sinds vorige week is veranderd en uit de aangedragen punten een agenda maken die gaat over wat het team nu nodig heeft.
Bewaken of een probleem echt wordt onderzocht of alleen benoemd. Of duidelijk is wie iets oppakt, en waarom.
Zorgen dat besluiten terug te vinden zijn en acties worden opgevolgd, zodat het volgende overleg verder bouwt op het vorige.
Een vergadering voorzitten: wat je oefent
Wie een vergadering voorzit, merkt snel dat tips alleen niet genoeg zijn. Je moet ze toepassen terwijl het gesprek doorgaat. Daarom oefenen Navigators: eerst in een e-learning over de rol, daarna op een oefendag met situaties die in elk overleg voorkomen.
Voorbereiden
Vooraf zijn vijf dingen op orde. Het doel van het overleg, in één zin. Wie er echt bij moet zijn. Welke informatie er klaar moet liggen, en wie die aanlevert. Per onderwerp de vorm: informeren, meningen ophalen of een besluit nemen. En de opening. Kun je het doel niet in één zin opschrijven, dan is er geen overleg nodig maar een mail.
Openen met een check-in
Niet met het eerste agendapunt, maar met een korte ronde waarin iedereen iets zegt over hoe hij erbij zit. Zo weet de Navigator of het team vandaag kan doorpakken, of dat er eerst iets anders moet. En iedereen heeft al één keer iets gezegd. Dat maakt het makkelijker om het later weer te doen.
Begrenzen zonder af te snijden
Het lastigste deel van de rol. Een discussie die afdwaalt, begrens je in drie stappen: benoemen wat er gebeurt, het onderwerp parkeren, en teruggeven aan de vraag waar het team mee bezig was. In die volgorde. Wie meteen teruggeeft zonder te benoemen, snijdt mensen af. Wie alleen benoemt, laat de discussie doorgaan.
Uit de inhoud blijven
Krijgt de Navigator een inhoudelijke vraag, dan geeft hij die terug aan het team. Zodra de Navigator zelf positie kiest, is hij een stem in de discussie. En dan is er niemand meer die het gesprek bewaakt.
Afsluiten, en daarna
Aan het eind zegt het team hardop wat er is besloten en wie wat doet. Daarna kijkt de Navigator naar zijn eigen begeleiding: wat doe ik de volgende keer anders? Wat over één persoon gaat, bespreekt hij buiten het overleg.
Het gesprek van de gang hoort aan tafel
Het belangrijkste werk van de Navigator is het verschil zien tussen wat je ziet gebeuren en wat er echt speelt. Het gesprek dat normaal na afloop bij het koffieapparaat wordt gevoerd, hoort in de Obeya. De Navigator leert dat te herkennen en er iets mee te doen.
Een eigen werkomgeving
De Navigator heeft in de software een eigen werkomgeving, ingedeeld naar de fasen van de rol: voorbereiden, het overleg en afsluiten. Agenda, aangedragen punten, signalen en verslag staan bij elkaar. De software onthoudt, zodat de Navigator ruimte houdt om te kijken, te luisteren en door te vragen.
Facilitator, host of Navigator?
Wat is een facilitator? Een facilitator begeleidt een bijeenkomst zo dat de groep zelf tot een uitkomst komt. Hij zorgt voor de ruimte, de agenda, de tijd en de volgorde, en blijft zelf op de achtergrond. Bij een Obeya heet die rol elders ook wel host. Soms staat er nog een tweede rol naast: iemand die met het team werkt aan gedrag en samenwerking.
Wij leggen die twee bij één persoon neer, en noemen die de Navigator. In de praktijk zijn ze niet te scheiden. Op het moment dat een overleg vastloopt, gaat het bijna nooit over de agenda. Wie dan alleen de tijd bewaakt, kijkt toe terwijl het misgaat.
Zoek je een facilitator-training, een training gespreksleiding of een training voor de voorzitter van een teamoverleg? De Navigator-training gaat over hetzelfde vak. Met één verschil: de Navigator oefent met het overleg van het eigen team, aan het eigen bord, en heeft in de software een werkomgeving voor het voorbereiden en afsluiten.
Navigator worden
Navigators worden opgeleid binnen Basis Obeya. Komen er later nieuwe of extra Navigators bij, dan volgen zij de Navigatoropleiding: dezelfde e-learning en dezelfde oefendag. Navigators die al een tijd draaien, kunnen deelnemen aan intervisie met andere Navigators.
Vragen over de Navigator
Wat doet een Navigator?
De Navigator bereidt het overleg van het team voor, bewaakt het gesprek en zorgt dat afspraken worden opgevolgd. Voor het overleg maakt hij uit de aangedragen punten een agenda. Tijdens het overleg let hij erop dat een probleem echt wordt onderzocht en niet alleen benoemd. Na afloop zorgt hij dat besluiten terug te vinden zijn en acties worden opgevolgd.
Is een Navigator hetzelfde als een voorzitter?
Nee, al doet een Navigator ook wat een voorzitter doet. Een voorzitter leidt de bijeenkomst. Een Navigator kijkt ook naar wat ervoor en erna gebeurt, merkt op wie niet aan het woord komt en blijft zelf uit de inhoud. Zo bouwt elk overleg verder op het vorige.
Wat is een facilitator?
Iemand die een bijeenkomst zo begeleidt dat de groep zelf tot een uitkomst komt. Een facilitator zorgt voor de agenda, de tijd en de volgorde, en blijft op de achtergrond. Bij Midflyt doet de Navigator dat, en let hij daarnaast op het gesprek in het team.
Hoeveel Navigators heeft een team nodig?
In Basis Obeya worden drie tot vier Navigators opgeleid, uit het team zelf. Zo ligt de rol niet bij één persoon. Komen er later nieuwe of extra Navigators bij, dan volgen zij de Navigatoropleiding: dezelfde e-learning en dezelfde oefendag.
Krijg je een certificaat?
Ja. Alle trainingen van Midflyt zijn met een certificaat, ook de opleiding tot Navigator. Navigators worden opgeleid binnen Basis Obeya, of later in de Navigatoropleiding.
Is dit een training gespreksleiding?
Ja, gespreksleiding is de kern ervan. De Navigator leert een overleg voorbereiden, een gesprek leiden, begrenzen zonder af te snijden en uit de inhoud blijven. Het verschil met een losse training gespreksleiding: je oefent met het overleg van je eigen team, aan je eigen bord.
Wie worden de Navigators in jouw team?
In het voorgesprek kijken we samen wie de rol goed kan dragen.